Van Start

Welkom bij Todoist!

Van Start

0%

Deze gids leert je de basics van Todoist. Je zult beginnen met het opzetten van een simpel taakmanagement-systeem om georganiseerd te blijven en al je taken bij te kunnen houden.

Je leert hoe je Todoist gebruikt om:

  • Bij te houden wat je nog moet doen
  • Grotere projecten te organiseren en meer vooruitgang te boeken
  • Je dag in te plannen voor maximale focus en productiviteit

Laten we beginnen.

Het bijhouden van je taken

Uit onderzoek blijkt dat onze hersenen op een bepaalde in elkaar zitten waardoor we blijven nadenken over onze onvoltooide taken. Dit is prima wanneer je maar aan 1 ding tegelijk werkt, maar minder fijn wanneer je meer dan 30 taken hebt die allemaal tegelijkertijd je aandacht vereisen.

De eerste stap naar het organiseren van je werk en leven bestaat uit het omzetten van al je gedachten in een to-do lijst. Daarna kun je verdergaan met het organiseren en het geven van prioriteiten zodat je precies weet waar en wanneer je je op iets moet focussen.

Nieuwe taken toevoegen

Om een nieuwe taak toe te voegen aan Todoist, klik je op + of gebruik je de toetsenbord sneltoets Q om het taakvenster te openen. Vul hier de naam van je taak in en druk op Enter.

We raden je ook aan om de apps voor Mac, Windows, iOS, Android en meer te downloaden zodat je taken in Todoist kunt zetten wanneer ze bij je opkomen, waar je ook bent.

Deadlines en tijden

Als je weet dat je de taak op een bepaalde dag moet afkrijgen, typ je een deadline en/of tijd in samen met de naam van je taak.

Todoist Tip:

Todoist herkent automatisch de deadline en voegt deze toe zodat je snel taken kunt creëren, ook op je mobiele apps. Klik op een gehighlight woord of een gehighlighte zin als je deze wilt toevoegen als onderdeel van de taaknaam in plaats van als datum.

due date

Het is ook mogelijk om terugkerende deadlines aan je taken toevoegen, zoals elke eerste van de maand, elke 2 weken vanaf 1 juni, of elke maandag. Wanneer je een terugkerende taak voltooid wordt de deadline automatisch aangepast zodat je de volgende niet vergeet. Handig voor het betalen van de huur of voor het versturen van kwartaalrapporten.

repeating due date

Subtaken aanmaken

Probeer je taken concreet te maken en om te zetten naar dingen die je in een uur of minder kunt voltooien. "Begin mijn eigen widget-bedrijf" is overweldigend en makkelijk uit te stellen. "Brainstormen over een lijst met 25 ideeën voor een bedrijf" of "Judy bellen om een tip te krijgen voor een advocaat gespecialiseerd in eenmansbedrijven" zijn makkelijke vervolgstappen waar je direct aan kunt beginnen.

Je kunt deze kleinere stappen toevoegen als subtaken onder een bovenliggende taak. Dit doe je door op de taak te klikken en deze vervolgens onder een hoofdtaak te slepen om er zo een subtaak van te maken.

Sommige van je taken bestaan misschien wel uit zoveel stappen dat je er een project van zou willen maken...

Je projecten organiseren

Met projecten kun je taken organiseren in aparte lijsten. Todoist bevat een lijst met standaard projecten om mee te beginnen, maar je kunt zelf ook projecten aanmaken, deze een nieuwe naam geven, verwijderen, opnieuw rangschikken en ze voorzien van kleurencodering.

edit project

Nieuwe projecten aanmaken

De meeste gebruikers vinden het handig om hun taken in bredere projecten onder te verdelen zoals Werk en Persoonlijk. Vervolgens maken ze nieuwe Todoist projecten aan voor grotere, lange termijn projecten waar ze aan werken. Bijvoorbeeld:

  • Als je een leraar bent kun je een project aanmaken voor elk vak waarin je lesgeeft.
  • Als je een software developer bent en in samenwerkt in een team, dan kun je een nieuw project aanmaken om elk onderdeel van de werkzaamheden van je team te kunnen bijhouden.
  • Als je in marketing werkt kun je een project aanmaken voor elke nieuwe campagne die je gaat lanceren.
  • Als je een freelancer bent kun je een project aanmaken voor elke klant. (Je kunt die projecten vervolgens zelfs delen met je klanten.)
project examples

Om een nieuw project aan te maken klik je op Project toevoegen onderaan je projectenlijst. Typ vervolgens de naam van je project in, kies een kleur om je project snel te kunnen herkennen en druk op Enter.

Je projecten inplannen

Probeer in het begin je projectenlijst zo simpel mogelijk te houden. Dit maakt het makkelijker om te beslissen welke taken waar horen en het helpt je om je aandacht op een klein aantal belangrijke projecten te richten. Je kunt later altijd meer projecten toevoegen.

Voor elk nieuw project dat je aanmaakt is het handig om jezelf eerst af te vragen wat er gedaan moet worden om het project in gang te zetten. Maak je geen zorgen over het vergeten of overslaan van bepaalde stappen, je kunt er later altijd meer toevoegen. Voeg vervolgens elke stap toe als een nieuwe taak in je project.

Begin met het bepalen van de eerste concrete stap die je moet nemen om te starten aan het project. Sleep deze taak vervolgens naar de top van de takenlijst van je project.

Todoist Tip:

Je kunt snel een nieuwe taak aan een specifiek project toevoegen door # in het naamveld van de taak te typen. Todoist toont vervolgens automatisch een lijst met al je projecten en verfijnt de resultaten tijdens het intypen van de rest van de projectnaam. Deze sneltoets is vooral handig voor wanneer je snel taken wilt toevoegen vanaf een mobiel toestel.

Je Inbox

Weet je nog niet precies onder welk project je taak zou moeten vallen? Voeg deze dan eerst aan je Inbox toe en beslis later. De Inbox kun je gebruiken als een standaard lijst voor taken die nog geen project hebben, of voor taken die niet tot een bepaald project behoren. Zodra dit wel het geval is, klik je op de taak en sleep je deze naar het juiste project in de lijst.

Nu je een concreet en overzichtelijk plan hebt om al projecten en doelen aan te pakken, kun je gaan kijken naar hoe je grote plannen in een georganiseerde, dagelijkse to-do lijst kunt omzetten.

Je dag inplannen

Het onderverdelen en organiseren van taken in lijstjes kan een hoop stress wegnemen wanneer je je overweldigd voelt.

De echte kracht van Todoist ligt echter in het feit dat het je helpt bij het inplannen van je dag zodat je er zeker van bent dat je vooruitgang boekt in de dingen die voor jou het meest belangrijk zijn.

Vandaag en de Komende 7 Dagen

De Vandaag en Komende 7 Dagen overzichten tonen je alle taken in al je projecten zien met een deadline van vandaag of in de komende 7 dagen. Het is waarschijnlijk de plek waar je de meeste tijd zult doorbrengen in Todoist.

Het Komende 7 Dagen overzicht maakt het makkelijk om de komende week in te plannen. Veel mensen plannen op zondagavond of maandagochtend een half uur in om een overzicht te maken van wat ze die week zouden willen bereiken.

next 7 days

Het Vandaag overzicht maakt het makkelijk om je aandacht elke dag op de juiste dingen te richten. Je kunt elke dag je Vandaag lijst checken voor je eerstvolgende taken. Je kunt zelfs je dagelijkse to-do lijst uitprinten en deze op je bureau leggen zodat je je taken altijd binnen handbereik hebt.

Todoist Tip:

Het is ook mogelijk om je taken verder in de toekomst in te plannen en te bekijken. Hiervoor typ je het aantal dagen in dat je wilt bekijken - bijvoorbeeld 30 dagen – in het Snel Zoeken veld bovenaan in Todoist.

view tasks for the next 30 days

Prioriteit geven aan je taken

De meeste mensen vinden het moeilijk om een to-do-lijst bij te houden omdat ze overschatten hoeveel ze in een dag kunnen doen en omdat ze moeite hebben met het geven van de juiste prioriteit aan hun taken.

Daarom hebben wij 3 hoofdprincipes bedacht die je helpen bij het inplannen van je dag met Todoist:

  • Niet alle taken zijn hetzelfde

    Het is makkelijk om je dag te vullen met vergaderingen, het sturen van e-mails en andere kleine, urgente taken. Hierdoor worden grotere, belangrijkere taken vaak uitgesteld naar morgen. Wanneer je de tijd neemt om je belangrijke taken te organiseren voordat je aan je werk begint, kan dit helpen om je tijd en energie te richten op de dingen zullen zorgen voor de meeste impact. Dit is een makkelijke, snelle manier om dat te doen:

    Stel jezelf aan het begin van de dag de vraag: Wat moet ik doen om tevreden te zijn met wat ik aan het eind van de dag heb bereikt?

    Identificeer niet meer dan 3 belangrijke taken per dag, geef ze een deadline voor vandaag als ze nog niet ingepland zijn en geef ze een rode Prioriteit 1 vlag. Op deze manier blijven ze bovenaan het Vandaag overzicht staan.

    define priorities
  • Begin 's ochtends als eerst aan je Belangrijkste Taken

    Nu je hebt bepaald welke 3 dingen je vandaag wilt bereiken, is het tijd om te beginnen aan de uitvoering. Talloze studies tonen aan dat je wilskracht 's ochtends, voordat alle andere beslissingen je mentale energie hebben opgeslokt, het hoogst is. Daarom is het belangrijk om als eerst aan je Belangrijkste Taken te werken.

    Als je eerst je moeilijkste taken voltooid, helpt dit je ook de rest van de dag productief te zijn. En zelfs als je later wordt gestoord met belletjes, vergaderingen of e-mails, heb je toch al voortgang geboekt met je belangrijkste werk.

    Als je deze gids tot nu toe hebt gevolgd, zijn deze taken gelukkig al zo georganiseerd dat ze elke dag bovenaan je to-do-lijst staan. Open simpelweg 's ochtends als eerste je Todoist Vandaag scherm en begin aan je eerste belangrijkste taak.

    tasks for today
  • Verwacht het onverwachte

    Je zult niet altijd alle taken voltooien die gepland staan voor een bepaalde dag, en dat geeft niet! Het is menselijk om te onderschatten hoe lang dingen zullen duren.

    Dat is waarom Todoist het makkelijk maakt om flexibel te zijn en je plannen te veranderen. Aan het einde van elke dag kun je het Komende 7 Dagen scherm gebruiken om een overzicht te krijgen en alles af te strepen wat je voltooid hebt, en om te evalueren wat je opnieuw moet inplannen voor morgen of later in de week.

    Klik simpelweg op een resterende taak van vandaag en sleep deze naar morgen of later in de week.

    Todoist Tip:

    Je kunt altijd een lijst van je voltooide taken bekijken door op het grijze klok-icoon te klikken onderaan elke projecttakenlijst. Als je per ongeluk een taak hebt voltooid kun je deze terug zetten op onvoltooid door op het vinkje te klikken.

    show completed tasks

Nu je bekend bent met de basics van Todoist, bent je klaar om georganiseerd te worden en te beginnen met het nemen van de regie over je werk en je leven.

Wil je meer lezen over hoe je nog meer uit Todoist kunt halen? Neem dan een kijkje naar de volgende artikelen op onze blog: